Seja no gerenciamento de documentos e arquivos, na análise de dados e relatórios ou no atendimento ao cliente, a automação de processos pode trazer muitos benefícios a uma empresa.
Segundo a Confederação Nacional da Indústria (CNI), 69% das companhias brasileiras utilizaram tecnologias digitais em 2022. Entre elas, 72% apontaram como benefício o aumento da produtividade e 60% destacaram a melhoria da qualidade dos produtos ou serviços e a redução dos custos operacionais.
Saiba como implementar a automação de processos na sua empresa a seguir.
O que é automação de processos?
Automação de processos corresponde a uma estratégia para otimizar as atividades de uma empresa, garantindo que os métodos de trabalho se tornem mais fáceis e que as tarefas manuais sejam menos necessárias.
Isso é bastante eficiente, já que trabalhos manuais, em geral, despendem muito tempo e estão mais suscetíveis a erros. Nesse processo, eles são substituídos por sistemas automatizados, o que otimiza as atividades e reduz os custos operacionais.
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Benefícios da automação de processos para o desempenho empresarial
Os benefícios da automação de processos são vastos, e abarcam diversos aspectos da experiência do cliente. Conheça alguns deles:
Aumento da eficiência operacional
Em primeiro lugar, essa prática pode resultar na redução de erros e retrabalho, já que reduz as atividades manuais, onde a maior parte deles ocorre.
Ela também garante a rapidez na execução de tarefas e, consequentemente, na redução dos custos do negócio, aumentando a produtividade.
Isso porque uma boa automação de processos otimiza as atividades menos eficientes da empresa e seus desperdícios, permitindo realizar as correções necessárias.
Assim, é possível alocar recursos que estavam sendo desperdiçados e convertê-los em melhorias para a empresa.
Melhoria da produtividade
A automação de processos permite a eliminação de tarefas burocráticas que poderiam ser otimizadas com ajuda da tecnologia.
Assim, o foco dos funcionários fica localizado em atividades de maior valor agregado. Eles ainda podem concentrar-se em estratégias inovadoras e criativas e apresentar maior produtividade.
Crescimento da qualidade
Essa medida ainda pode colaborar para a padronização, monitoramento e controle dos processos de produção, o que diminui a incidência de erros e melhora a qualidade do produto.
Afinal, o que está em jogo é a garantia de que as atividades serão realizadas sempre da mesma forma, e que a qualidade estará garantida, independente de quem realize a tarefa.
Se ela for realizada por um robô, não há interferência humana, o que aumenta a eficiência e diminui a ocorrência de erros.
Quais áreas são passíveis de automação de processos?
A verdade é que a variedade de processos passíveis de automação é grande, mas, em alguns setores, isso é mais evidente que em outros.
A automação de processos é bastante comum, por exemplo, no fluxo de aprovações e autorizações e no gerenciamento de documentos e arquivos, funções relacionadas aos processos administrativos da empresa.
O gestor pode adotar a automação de contratos, por exemplo, que permite que ele crie, gerencie e armazene documentos a partir de ferramentas tecnológicas.
A automação de processos é bastante utilizada também na análise de dados e relatórios, especialmente no setor de TI.
Nesse caso, é possível automatizar o processamento de solicitações de serviço e o gerenciamento de softwares e hardwares, além de conectar sistemas, aplicações e plataformas para unificar a infraestrutura e eliminar obstáculos.
Por fim, é possível automatizar o atendimento ao cliente, com plataformas que resolvem problemas simples, em que não é necessária a intervenção de um profissional.
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Como implementar a automação de processos na sua empresa?
Depois de entender o que é a automação de processos e seus benefícios, chegou a hora de saber como implementá-la no seu negócio. Confira o passo a passo.
Identificação dos processos adequados para automação
Em primeiro lugar, é necessário avaliar as necessidades e as fragilidades da sua empresa.
Você pode começar com tarefas simples e repetitivas, que podem trazer maior retorno de produtividade a curto prazo, e otimizar a distribuição de tempo nas tarefas das equipes.
O importante é sempre manter o foco no cliente e nas ações que trarão maior impacto no valor que você entrega a ele.
Análise dos custos e benefícios
É necessário mapear de forma detalhada todas as etapas do processo a ser automatizado. A partir disso, identifique as falhas e as possíveis melhorias na execução das tarefas.
Para isso, analise os custos e os benefícios de automatizar cada processo da sua empresa e avalie quais tarefas devem ser as suas prioridades.
Escolha da ferramenta ou solução de automação
Quando você decidir qual processo automatizar, é hora de optar pela solução adequada para o seu problema.
Há muitas opções de ferramentas que melhoram atividades e as tornam mais eficientes.
Aproveite e elabore um cronograma para implementar a mudança. Defina todas as etapas da automatização e quando cada uma deve ocorrer.
Treinamento dos colaboradores
Prepare seus colaboradores para utilizar as novas soluções de maneira eficiente.
Acompanhe os resultados e, se necessário, faça ajustes e identifique a necessidade de melhorias nos novos processos.
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