Sabe aquela sensação de que 24 horas é pouco para a quantidade de tarefas que precisam ser resolvidas? Tanto na vida pessoal quanto na vida profissional, esse pensamento é bastante comum. Entretanto, pode ser que você não precise de mais horas no seu dia. Talvez você deva gerenciar melhor o seu tempo para, então, ganhar mais produtividade. Vamos ver como fazer isso?
O que é produtividade?
De forma bem direta, a produtividade é fazer mais em menos tempo. É quando você ou a sua equipe consegue executar uma quantidade determinada de tarefas em um tempo estipulado, mantendo a qualidade, obviamente.
Contudo, mais do que focar em números, a produtividade deve ser pensada como uma estratégia para alcançar objetivos com rapidez, mas também de forma sustentável, concluindo processos realmente importantes para as metas definidas durante o planejamento profissional.
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Qual é a importância da produtividade no trabalho?
A produtividade está relacionada à redução de custos, ao aumento do lucro, à satisfação do cliente, à valorização dos colaboradores, à melhor definição de metas e ao desenvolvimento de inovações, dentre outras questões.
Como vimos, não se trata apenas de bater metas. A produtividade é a construção diária e equilibrada do sucesso da empresa.
Quando atua com alta produtividade, as tarefas são executadas mais rápido, com menos custos para a empresa e com o melhor aproveitamento do potencial de cada colaborador, empenhado em dar o seu melhor naquela função.
Com isso, a empresa produz mais e pode ampliar as vendas, seja oferecendo um trabalho de melhor qualidade ou disponibilizando um maior número de produtos a serem consumidos.
Por fim, produzir mais e melhor eleva a competitividade da empresa, fortalecendo a sua posição no mercado e respeitando as características do negócio.
Quais são os indicadores de produtividade?
Os indicadores de produtividade são ferramentas utilizadas para medir o nível de produção da empresa. Através deles é possível saber o quanto o negócio está evoluindo e o quanto precisa melhorar. Conheça os mais utilizados:
CAC
O Custo de Aquisição de Clientes (CAC) é um indicador que mostra o quanto cada cliente custou para a sua empresa. Ou seja, o quanto foi preciso investir para ter ele como consumidor.
Para chegar a esse valor, é preciso somar os gastos de tudo que foi usado para prospectar esses clientes, como as campanhas de marketing, o reforço do time de colaboradores, as capacitações etc. Em seguida, divida o valor gasto por cada consumidor conquistado.
Churn
Churn também é uma métrica importante e verifica a quantidade de clientes que deixou de usar os serviços da empresa. Esse número deve ser baixo, pois significa quantos consumidores a sua empresa perdeu.
Independente do valor encontrado, é importante tentar descobrir a razão dessa perda e o que pode ser feito para evitar que ela se repita.
NPS
O Net Promoter Score (NPS) é um indicador de produtividade muito conhecido e ajuda a definir a lealdade do cliente à sua empresa ou marca. Trata-se de uma pesquisa de satisfação em que o consumidor diz o quanto indicaria a sua empresa para amigos e familiares.
As respostas são divididas de 0 a 10, sendo a última mais cobiçada. Os resultados indicam o grau de engajamento do consumidor com a sua marca – identificando os clientes em grupos de promotores, neutros ou detratores.
ROI
Return On Investment (ROI) ou retorno sobre investimento é o quanto a sua empresa lucra ao investir em determinado projeto ou ação. Para descobrir esse número, é preciso encontrar a relação entre o custo do projeto e o lucro obtido com ele.
TPM
Por fim, temos o Total Productive Maintenance (TPM) ou índice de manutenção produtiva. Esse indicador tem o objetivo de reduzir custos, eliminando perdas e falhas e aumentando a produtividade.
A ideia é garantir a manutenção de máquinas e pessoal para que a produção não seja interrompida por algum defeito ou necessidade de reparo, atrapalhando o trabalho diário da organização.
Como melhorar sua produtividade?
Vamos conhecer agora algumas dicas práticas de como ser mais produtivo no seu trabalho? Além de ganhar um tempo de qualidade, você se sentirá mais satisfeito e realizado no final de cada dia, sem sobrecarga. Veja a seguir:
Faça um planejamento
Quando você planeja, fica mais fácil seguir um direcionamento e não perder o foco. Também é durante o planejamento que você define metas a serem alcançadas, estipula prazos, o que também estimula a realização das atividades.
Mantenha a concentração
Ao planejar, defina o que é prioridade e ponha essa atividade no topo da lista de tarefas. Concentre-se em uma obrigação por vez, passando para a seguinte apenas quando concluir a anterior. Se necessário, defina um prazo viável para cada item do seu checklist e faça o possível para não ultrapassar aquele período.
Evite distrações
Cada vez que você se distrai com algo que não faz parte do seu ofício, mais tempo você precisará para voltar ao foco de antes, o que é prejudicial para o seu trabalho. Por isso, evite as distrações ao máximo.
Mantenha o celular longe, desligue as notificações, use aplicativos de bloqueio de tela, utilize o modo avião e, ao lado, tenha papel e caneta para anotar pensamentos e lembretes que vierem à sua mente.
Melhore sua qualidade de vida
Cuidar da saúde física e mental é fundamental para uma boa produtividade no ambiente de trabalho, potencializando o cérebro, a memória, o foco, a concentração e a tomada de decisões. Por isso, procure manter bons hábitos diários.
Faça exercícios físicos todos os dias, mantenha uma alimentação o mais saudável possível, tenha uma noite de sono reparadora, insira intervalos entre as atividades mais exigentes, use o seu horário de almoço para se alimentar e descansar e tenha momentos de lazer para aliviar o estresse.
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Como melhorar a produtividade da equipe?
Caso tenha uma equipe de trabalho sob seu comando, vale a pena investir em estratégias que vão aumentar a produtividade de cada colaborador. Confira as dicas:
Use softwares de gestão
As ferramentas de gestão aceleram as atividades, integram os setores, compartilham informações importantes, reduzem falhas e facilitam a execução de todo o processo produtivo.
Adote programas de armazenamento na nuvem
Com esses programas, cada colaborador tem acesso às informações em qualquer lugar que esteja, podendo corrigi-las ou usá-las quando necessário. Além de tudo, é a maneira mais segura e moderna de armazenar dados.
Conheça os pontos fortes e fracos de cada colaborador
Com essa informação, é mais fácil delegar as funções de forma mais assertiva e obtendo os melhores resultados, além de facilitar a correção de cada ponto fraco, principalmente se essa fraqueza é consequência da falta de capacitação.
Avalie os resultados de cada funcionário
Os resultados individuais podem afetar a produtividade de toda a equipe. Por isso, é importante saber como cada colaborador está atuando e o que pode ser feito para aprimorar a sua contribuição.
Melhore a comunicação interna
Estimular a comunicação entre gestor e colaborador, oferecer feedbacks e divulgar orientações importantes de maneira clara e coerente são algumas formas de melhorar a comunicação interna, reduzindo ruídos e desencontro de informações.
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