Como melhorar o ambiente de trabalho com programa 5S

Ambiente de trabalho: programa 5s
Os resultados de uma empresa podem ser potencializados com boas práticas de trabalho e gestão, como o programa 5S. A técnica proporciona benefícios em diversos âmbitos de uma empresa. Saiba mais.
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Você sabia que um ambiente organizado pode contribuir diretamente para o crescimento de uma empresa? Quando o local de trabalho é limpo e bem estruturado, as atividades são realizadas de forma mais agradável e com mais eficiência. No setor de vendas, essa afirmação faz ainda mais sentido porque o ambiente organizado também interfere de forma positiva nas ações do cliente, resultando em um número maior de vendas. O programa 5s foi criado exatamente para aperfeiçoar o setor corporativo e possibilitar diversos benefícios para a empresa e para o colaborador. Vamos falar mais sobre isso a seguir?

O que é o programa 5S 

O programa 5s é uma metodologia que tem o objetivo de melhorar a qualidade de um ambiente, implantando conceitos definidos de utilização de recursos, organização e higiene. Tudo isso de forma sistemática e constante.

O 5s surgiu depois da Segunda Guerra Mundial, no Japão, quando o país se viu diante de um grande cenário de destruição em suas fábricas e precisava restabelecer a ordem com rapidez e eficiência.

Atualmente, a ferramenta ainda é aplicada em diferentes ambientes corporativos, e até domésticos, na tentativa de reduzir os excessos e facilitar os processos, aumentando a qualidade de vida dentro e fora daquele espaço. Vamos conhecer, a seguir, os pilares dessa tradicional e eficiente estratégia de gestão

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SEIRI (Senso de utilização) 

O primeiro S diz respeito à funcionalidade de móveis e objetos, com valorização daquilo que, de fato, é útil e descarte daqueles itens desnecessários. O senso de utilização também indica a classificação dos materiais de acordo com a frequência de uso dos mesmos.

A ideia é deixar o ambiente de trabalho mais limpo, funcional e prático, eliminando os objetos supérfluos.

SEITON (Senso de organização) 

Na etapa da organização, todos os objetos devem ser guardados em locais específicos e etiquetados, a fim de facilitar e agilizar o uso. Quanto mais necessário for determinado item, mais acessível ele deve ser ao usuário.

SEISO (Senso de limpeza) 

O terceiro S aborda a limpeza e a importância de se manter o local de trabalho sempre higienizado, com objetos funcionando corretamente e processos que produzam o mínimo possível de resíduos.

Limpar o local de trabalho antes e depois de iniciar as atividades, por exemplo, é uma das dicas mais propagadas e simples de implementar.

SEIKETSU (Senso de padronização) 

Na quarta etapa dos 5s, temos a repetição dos três conceitos anteriores. O objetivo da padronização é fazer com que o senso de utilização, de organização e de limpeza sejam aplicados todos os dias por todos os colaboradores.

Afinal, não adianta pôr todos esses conceitos em prática durante uma semana e abandonar tudo na semana seguinte. A aplicação deve ser contínua para que os resultados sejam efetivos e duradouros.

SHITSUKE (Senso de disciplina) 

Por fim, temos o quinto senso. O S da disciplina também tem a ver com as etapas anteriores e funciona como um método de autogestão para que a metodologia faça parte da rotina da empresa e de cada funcionário.

A organização pode optar, inclusive, por uma capacitação pedagógica com o intuito de reforçar a metodologia do 5s. No caso, um funcionário agiria como um influenciador, um líder para reforçar a aplicação do método.

Contudo, para funcionar, é necessário que a ferramenta seja vista como uma filosofia de vida e não apenas como uma obrigação.

Benefícios do programa 5S 

O que o programa 5s tem a oferecer para a sua empresa do setor varejista? Conheça, a seguir, os principais benefícios dessa ferramenta.

Otimização do espaço 

Com um número reduzido de objetos dentro dos ambientes, o espaço fica mais otimizado, funcional e eficiente, contribuindo para a circulação confortável das pessoas. Com essa alteração, as atividades são executadas com mais rapidez e agilidade, sem obstáculos desnecessários.

Bem-estar dos colaboradores 

Quando o trabalhador tem à disposição um espaço limpo, organizado e apenas com objetos úteis, que funcionam corretamente, o seu trabalho pode ser executado com mais segurança, satisfação e bem-estar.

Trabalho em equipe 

A aplicação do programa 5s deve ser uma tarefa de todos. A padronização (SEIKETSU) e a disciplina (SHITSUKE) estimulam o engajamento e a união da equipe, que possui como objetivo o alcance dos resultados.

Produtividade 

O programa 5s estimula o descarte de itens desnecessários, o conserto de peças defeituosas e a otimização de tarefas. Essas estratégias reduzem o tempo de trabalho, diminuem as falhas, erros e  riscos e aumentam a produtividade do trabalhador.

O resultado é sempre muito positivo, já que a equipe está dedicada a atingir a sua meta com recursos práticos e simples, sem obstáculos.

Atendimento ao cliente 

O programa 5s também melhora o atendimento ao cliente, seja na prospecção ou no pós-venda, com a melhora de alguns fatores. O primeiro deles é a satisfação do colaborador com o seu trabalho, que reflete nas suas ações dentro da empresa.

Em seguida, temos também o próprio processo de atendimento que, com o método, tende a ser mais rápido, direto, preciso, com informações claras e satisfatórias para o consumidor.

Prevenção de erros 

É muito comum encontrar empresas com equipamentos quebrados, setores desorganizados, falta de comunicação interna e processos desatualizados

A desorganização geral e a falta de interação atrapalham o trabalho e causam erros, tornando o dia a dia mais burocrático, repetitivo e pouco produtivo. A ferramenta 5s pode ser utilizada para prevenir essas falhas mencionadas e tornar os processos mais fluidos e simples de resolver, evitando erros.

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Como aplicar o programa 5S 

Agora chegou a hora de tirar a metodologia do papel e aplicá-la na prática. Vamos ver como é possível fazer isso no seu negócio?

O primeiro passo é escolher um setor para iniciar o programa aos poucos. Em seguida, siga as etapas citadas, na sequência: utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina. 

Não se esqueça de monitorar as ações através da observação e de reuniões para entender se cada colaborador compreendeu o seu papel dentro da tarefa.

Investir em capacitação e treinamento também é importante e pode ser determinante na compreensão da metodologia. Lembrando que o programa 5s deve ser seguido por todos os funcionários, de todos os setores e cargos.

Para identificar as falhas existentes, pode ser delegada a uma equipe específica a tarefa de mapear todos os demais setores e buscar o que deve ser melhorado. Em seguida, todos os departamentos devem ser incluídos no projeto.

Por fim, não esquecer da disciplina, essencial para que o programa seja, de fato, estabelecido e posto em prática. A persistência e a continuidade das ações são indispensáveis para que o 5s realmente gere mudanças na sua empresa.

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Como vimos, o programa 5s é um método que visa tornar as ações e processos mais fáceis e acessíveis, a fim de melhorar o ambiente de trabalho e aumentar o faturamento de uma empresa.

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