Sabemos que a gestão de um negócio é uma tarefa desafiadora. Por isso, é fundamental acompanhar a evolução desse processo a fim de identificar erros e acertos para corrigi-los ou reforçá-los, quando necessário. O KPI é a ferramenta mais utilizada para esse objetivo.
Empresas que avaliam constantemente seus resultados têm um posicionamento muito melhor no mercado do que aquelas que simplesmente ignoram essa análise. Veja a seguir o que é KPI, como aplicá-lo no seu negócio e garantir as suas muitas vantagens.
O que é KPI?
KPI é a sigla para Key Performance Indicator, ou seja, Indicador Chave de Desempenho. Trata-se de um mecanismo utilizado para mensurar resultados e processos e ajudar o gestor a compreender se as ações executadas estão gerando o retorno esperado.
Afinal, como saber se as estratégias implementadas estão dando certo se elas não são avaliadas? O KPI permite esse conhecimento e, para isso, pode ser aplicado através de duas categorias: números e porcentagens.
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Principais tipos de KPI
Existe uma grande infinidade de KPIs, uma vez que esses indicadores podem ser usados para diferentes processos, departamentos ou necessidades do negócio. Vamos conhecer as principais categorias nas quais o indicador está inserido.
Indicadores estratégicos
Os indicadores estratégicos são aqueles que vão mensurar os objetivos estabelecidos na fase do planejamento. Eles são fundamentais, pois vão nortear todo o andamento da empresa e costumam apontar a meta principal a ser alcançada.
Podemos citar como exemplos os KPIs financeiros, tais como:
- Rentabilidade: usado para medir o percentual entre o lucro e os investimentos realizados;
- Lucratividade: usado para medir o percentual entre o lucro e todas as vendas realizadas;
- Faturamento: usado para medir tudo que a empresa vendeu em um período;
- Margem Bruta: usado para medir o lucro da loja em cima de cada venda;
- Margem Líquida: usado para medir o lucro da loja em cima de cada venda, após o desconto dos custos de operação;
- Ebitda: determina o desempenho da companhia a partir de seus processos operacionais, descartando taxas e impostos relacionados;
- Ticket Médio: usado para medir o valor médio gasto por cada cliente dentro da loja.
Indicadores táticos
O KPI tático também é importante, pois verifica se a organização está perto de alcançar os objetivos traçados na fase do planejamento. Portanto, esses indicadores reforçam os KPIs estratégicos.
Se um KPI estratégico pretende avaliar o faturamento geral da empresa, o indicador tático deve verificar as etapas que estão sendo seguidas para chegar a este objetivo, avaliando números de cada filial, por exemplo.
Indicadores operacionais
Por fim, temos os indicadores operacionais que também têm como base os KPIs estratégicos e táticos. Os indicadores operacionais avaliam a fase mais prática das ações, como o tempo definido para executar uma tarefa ou conquistar um novo cliente, por exemplo, sempre com foco no objetivo principal definido.
Como escolher um KPI?
Devido ao grande número de KPIs disponíveis, na hora de escolher as melhores ferramentas, é importante levar em conta alguns fatores, como as necessidades do negócio. Além disso, o gestor deve focar em indicadores eficientes. Do contrário, o monitoramento será prejudicado e a empresa pode sofrer com muitos prejuízos em vez de vantagens. Confira algumas dicas para não errar na escolha.
Saiba seu objetivo
Obviamente, o KPI deve se adequar às metas da empresa. Se o gestor precisa aumentar as vendas, ele deve usar um indicador que lhe traga essa informação. Em virtude disso, é fundamental ter objetivos claros, bem definidos e seguros.
Avalie a relevância
A função do KPI é ajudar a monitorar as ações em curso e trazer frutos importantes para o lojista. Portanto, a ferramenta deve fornecer dados realmente valiosos para o negócio e não meras suposições ou informações desnecessárias.
Sendo assim, o lojista deve focar naquilo que vai impactar positivamente o crescimento da empresa, afinal, esse é o desejo de toda organização, e deixar de lado aqueles que não fazem sentido naquele momento.
Considere a capacidade de mensuração
Não faz sentido adotar um KPI que não pode ser mensurado ou que não emite dados precisos, não é mesmo? Esse fator é primordial na hora de escolher um indicador, pois é em cima dos números obtidos que o gestor deve trabalhar.
Verifique a periodicidade
Os dados gerados pelo KPI precisam ser atualizados com frequência. Sendo assim, nada mais coerente do que fazer a mensuração desses dados periodicamente também. É importante que o indicador escolhido possibilite esse tipo de verificação.
Garanta seu monitoramento
Por fim, mas não menos importante, temos o monitoramento do KPI, que deve ser feito frequentemente e por uma equipe específica para aquela função. Além de medir processos, o indicador também oferece insights valiosos e é preciso se debruçar sobre os dados para tomar as melhores decisões.
Também devemos ressaltar que, a cada período, as informações podem mudar e o gestor precisa estar a par disso para pensar em novas estratégias de ação. Desta forma, ele pode explorar ao máximo as vantagens do KPI.
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Como avaliar um bom KPI?
É possível saber se um KPI é bom ou é ruim levando em consideração os resultados que ele oferece para a empresa. E, claro, tudo depende do objetivo que o gestor pretende alcançar ao adotar aquela ferramenta específica.
De uma maneira geral, podemos dizer que um KPI é bom quando:
- é relevante;
- atende a uma necessidade real da organização;
- é mensurável;
- pode ser avaliado periodicamente;
- é compartilhado com pessoas que possam usar aquelas informações de forma inteligente;
- é confiável.
Saiba a diferença entre KPI e métrica
Se você ainda não tinha ouvido falar sobre KPI, certamente já viu ou escutou em algum lugar a palavra métrica. Afinal, é a mesma coisa? O que esses conceitos têm em comum?
Primeiro, você precisa saber que eles não são iguais, embora façam parte do planejamento do negócio, sendo muito importantes para a organização.
Na verdade, a métrica é um número, algo que será medido. Ela é usada como base pelo KPI que, por sua vez, usa essa informação para mensurar alguns resultados.
Caso a métrica ofereça dados relevantes, ela pode se tornar um dos indicadores de desempenho, um KPI. Para facilitar a compreensão, vamos a um exemplo.
Quando uma empresa precisa aumentar as vendas em um determinado período e ela mobiliza a equipe de vendas para isso, nós temos uma métrica, que é a quantidade de vendedores e o número de produtos vendidos.
E temos o KPI que mede a performance daquela atividade, a comparação com os outros períodos, o impacto do aumento de vendas no faturamento da organização, e assim por diante.
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