Gestão de processos: o que é, como aplicar e benefícios

Gestão de processos: o que é, como aplicar e benefícios
A gestão de processos tem o objetivo de melhorar os fluxos operacionais e administrativos. Desta forma, a empresa consegue trabalhar com mais eficiência, elevando a sua produtividade. Conheça as etapas que compõem a gestão de processos e como aplicá-la no seu negócio.
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Toda empresa funciona a partir de processos, sejam eles operacionais ou administrativos. Entretanto, nem sempre essas tarefas são cumpridas com a qualidade e a eficiência necessárias para a empresa se manter forte no mercado. A gestão de processos é uma metodologia que investe na melhora dos fluxos organizacionais, aumentando a produtividade e a competitividade. Veja agora o que é, como aplicar e quais as vantagens da gestão de processos para o seu negócio.

O que é gestão de processos? 

Gestão de processos é um conjunto de atividades que tem como objetivo aperfeiçoar os fluxos de trabalho de uma empresa, integrando setores, compartilhando informações, acelerando etapas e aumentando a produtividade.

Devido à sua importância, as práticas devem ser aplicadas em todas as organizações, independente do segmento ou do seu porte. Afinal, todas as empresas têm um objetivo em comum que é crescer e se fortalecer no mercado.

O que é BPM? 

BPM é a sigla para Business Process Management, uma definição em inglês para a gestão de processos. Logo, BPM e Gestão de Processos são conceitos iguais e se referem à mesma ideia.

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Como funciona a gestão de processos? 

A gestão de processos trabalha alinhada com as metas e os objetivos da organização. Por isso, seu desenho deve ser feito de forma personalizada, adequada às demandas de cada empresa.

Na prática, tudo começa com um mapeamento de como os processos acontecem dentro da instituição, com análise do quanto aquele fluxo é condizente com o que a empresa procura naquele momento.

Devemos ressaltar que engloba não só os processos operacionais, como alimentação de linha de produção, estoque e armazenagem etc. A gestão de processos também trabalha em cima dos fluxos administrativos.

Isso porque a empresa é vista como um organismo único, em que todos os departamentos se relacionam, dependem um do outro e focam no mesmo objetivo.

O próximo passo, após o mapeamento, é a padronização dos processos encontrados. Essas mudanças devem ser monitoradas periodicamente em busca de falhas e formas de aperfeiçoamento. Falaremos mais sobre isso no tópico a seguir.

Como aplicar a gestão de processos na sua empresa? 

Para tirar a gestão de processos da teoria, precisamos conhecer e seguir as etapas que a compõem. Confira o passo a passo:

Análise 

O primeiro passo é fazer uma análise situacional da empresa em relação aos processos. Ou seja, deve ser feito um mapeamento de todas as atividades, a forma como são executadas, os responsáveis pelo seu cumprimento e os resultados obtidos.

Planejamento 

Após o mapeamento, é preciso planejar as estratégias que vão padronizar e aperfeiçoar os fluxos. Nesse momento, são feitos os ajustes e também a delegação de funções, de acordo com a necessidade da empresa com a qualificação de cada colaborador.

Execução 

Aqui, temos a parte prática. É quando todo o planejamento é executado. É importante repassar as informações de forma clara, com prazos e metas bem definidos, o que facilita a compreensão e o cumprimento das tarefas.

Monitoramento 

Também faz parte da gestão de processos o monitoramento das atividades planejadas e postas em prática. Apenas dessa forma é que o gestor consegue perceber se as medidas implantadas estão surtindo o efeito desejado.

É interessante registrar dados de antes e depois da aplicação das novas estratégias para fazer um comparativo dos resultados.

Aperfeiçoamento 

A última etapa é composta pelos ajustes que devem ser feitos quando for identificado algum equívoco que exija correção. Em outras palavras, é o momento de verificar aquilo que pode ser melhorado. É durante o monitoramento que as imprecisões são averiguadas.

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Benefícios da gestão de processos 

Você deve estar se perguntando se a gestão de processos realmente é importante para a sua empresa. Por isso, vamos falar agora um pouco mais sobre os principais benefícios para o seu negócio.

Trabalho otimizado 

Processos que fluem com mais rapidez, sem entraves, de forma padronizada e adequada às demandas da empresa são mais eficientes. E a eficiência se transforma em aumento da produtividade.  Ou seja, a sua equipe consegue fazer mais em menos tempo, sem perder a qualidade, obviamente. Ao desenvolver um trabalho otimizado, a empresa também melhora a sua competitividade no mercado, fundamental para o seu crescimento.

Redução de custos 

Durante o mapeamento dos processos, muitos erros são identificados, como tarefas repetitivas e desnecessárias, que geram custo alto para a empresa. Com a padronização e correção, é possível reduzir os custos relacionados a essas imprecisões.

Consumidores satisfeitos 

A gestão de processos melhora a qualidade dos produtos e dos serviços oferecidos, logo os consumidores ficam mais satisfeitos. A nova metodologia pode resultar em fretes mais baratos, entregas mais rápidas, atendimento mais ágil, produtos com preços mais acessíveis e muitas outras novidades atraentes para o seu cliente.

Então, se você deseja ganhar a confiança do seu público e melhorar a sua experiência, vale a pena investir na gestão de processos. Lembre-se que um consumidor satisfeito é um cliente fiel e divulgador da sua marca.

Aumento do lucro 

Processos bem definidos, ajustados e eficientes, funções delegadas corretamente, diminuição de custos, produtividade em alta e clientes satisfeitos são pilares de uma empresa forte, competitiva e com todas as condições para vender mais e melhor.

Vale ressaltar que a gestão de processos é voltada para o crescimento da empresa. A sua função é encontrar formas eficazes de fazer a organização operar com foco em crescimento e fortalecimento

Então, se as etapas forem cumpridas com exatidão, o crescimento sustentável da organização será apenas uma consequência das boas práticas utilizadas.

Administração consciente 

A gestão de processos também é uma ferramenta de gestão administrativa. Com ela, o gestor consegue ter uma visão mais clara e assertiva da organização, além de manter um controle maior sobre todas as atividades realizadas naquele espaço.

Através do uso e análise de indicadores de qualidade, da realocação de colaboradores de acordo com as suas habilidades e com todas as outras vantagens listadas, o gestor realiza um trabalho mais coerente e de maior qualidade em todos os aspectos.

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