Para se destacar em um mercado competitivo e acirrado, toda e qualquer empresa precisa se manter atualizada em todos os aspectos, especialmente na definição de novas estratégias de gestão e na criação de um bom planejamento. A gestão de compras é um dos departamentos que mais demandam atenção, uma vez que impacta diretamente nas vendas efetivadas e na satisfação do cliente. Não sabe o que é e nem como fazer uma boa gestão de compras? Continue a leitura e saiba mais.
O que é gestão de compras?
A gestão de compras pode ser definida como uma tarefa desempenhada com o objetivo de tornar o processo de aquisição de mercadorias o mais eficiente possível, evitando a escassez ou o excesso de produtos, reduzindo custos e melhorando a relação da empresa com o consumidor.
Em outras palavras, a gestão de compras é um planejamento que busca otimizar a forma com que a empresa adquire, gerencia e utiliza as suas matérias-primas e produtos, visando sempre alcançar o melhor custo-benefício.
A gestão de compras está diretamente ligada aos demais setores da empresa, como o estoque, o departamento logístico, a área de produção e o setor de vendas. Afinal, todos esses setores utilizam as mercadorias em suas atividades, cada um com objetivos diferentes.
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Quais são as funções da gestão de compras?
Na prática, o setor de gestão de compras possui funções bem específicas sobre as quais falaremos a seguir:
Planejar as compras
De forma bastante detalhada, o setor de compras deve definir o que será comprado, a média de preço, a quantidade, a qualidade e as informações sobre a entrega.
Mediar a relação com fornecedores
Também é responsabilidade dessa área criar e manter um bom relacionamento com os fornecedores da empresa, sempre buscando preços competitivos, qualidade e agilidade na entrega.
Executar tarefas burocráticas e operacionais
Emitir pedidos de compra, registrar cotações e negociações, emitir relatórios de acompanhamento e de averiguação e identificar custos relacionados à estocagem e à manutenção dos itens são atividades comuns ao setor.
A gestão de compras também deve estar empenhada em atender ao fluxo de produção da empresa, além de definir e organizar o destino das mercadorias recebidas.
Gerenciar o estoque
O setor de compras registra as entradas e saídas de produtos, programa as compras de acordo com a demanda de produção e do que está disponível no estoque e cria estratégias para reduzir custos do setor.
Como fazer uma boa gestão de compras?
A gestão de compras é uma atividade com objetivo estratégico. Logo, é imprescindível que seja executada com máximo cuidado, recebendo a importância que precisa. Conheça as etapas que acompanham essa tarefa.
Planejamento
O planejamento é a etapa inicial, considerada a base da gestão de compras, pois é a partir dele que o restante do processo é executado. É nesse momento que é identificada a demanda interna e externa da empresa, por exemplo.
Também faz parte dessa etapa o monitoramento das campanhas de marketing, a identificação e o estudo dos períodos de maior consumo, como as datas comemorativas para melhor compreensão do público consumidor.
O benchmarking é uma alternativa viável para saber como o mercado e a concorrência estão atuando no momento. Ao conhecer as estratégias adotadas, é possível adaptá-las ao negócio e aproveitar os seus benefícios.
Gestão de estoque e vendas
Gestão de compras e estoque estão diretamente relacionadas, como já foi possível perceber. Cabe ao setor de compras monitorar e identificar os produtos mais solicitados e planejar as compras para que tais itens estejam sempre disponíveis.
A mesma atenção deve ser direcionada ao setor de vendas, pois uma compra só é realizada se houver estoque. Então, são áreas que devem trabalhar em conjunto, com afinidade de ideias, tarefas e trocas de informações em tempo real.
Fornecedores
Parte essencial da gestão de compras, os fornecedores devem ser escolhidos com muita atenção, após levar em conta o preço ofertado, a qualidade do material, o prazo de entrega e as condições de pagamento.
Mesmo após parceria fechada, é importante avaliar periodicamente os gastos com fornecedores existentes e buscar outras opções que ofereçam um custo-benefício mais vantajoso para o negócio.
Otimização de processos
A otimização do processo de gestão de compras é importante para que a tarefa tenha fluidez, seja eficiente, acompanhe a necessidade do estoque e da produção e reduza os erros e as falhas ao menor índice possível.
Por isso, é fundamental investir em novas tecnologias para acelerar e facilitar a aquisição de produtos, além de integrar e envolver os setores relacionados, como a adoção de um sistema ERP (sistema de gestão integrado).
Acompanhamento de dados
Por fim, a última etapa da gestão de compras é o monitoramento das ações executadas pelo setor. O objetivo é melhorar o planejamento das aquisições, identificando as falhas, evitando repeti-las e modificando o que for necessário.
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Como a gestão de compras beneficia as vendas da sua loja?
Apesar de muitas vezes não receber a atenção que deveria, a gestão de compras é parte fundamental de um negócio, fazendo parte das decisões estratégicas da empresa. E não é difícil entender o porquê.
Basta imaginar a seguinte situação: um cliente procura uma determinada loja para adquirir um produto, mas não o encontra. Vai em outro local, onde consegue comprar o objeto com tranquilidade.
Na próxima vez que ele desejar comprar novamente o mesmo produto, à qual loja esse consumidor vai se dirigir? Com certeza, ele não vai arriscar ir novamente em uma loja onde não teve uma boa experiência, mas naquela em que ele tem certeza de que há estoque suficiente para a sua demanda.
Além disso, uma boa gestão de compras influencia na redução de custos em todo o processo produtivo, o que eleva a margem de lucro da empresa e permite o investimento em qualidade, novas estratégias e promoções para fidelizar o cliente e atrair novos compradores.
Outros benefícios de um setor de compras eficiente são:
- Padronização e organização de processos;
- Tarefas mais ágeis;
- Economia em todos os setores;
- Maior integração entre os departamentos;
- Maior controle financeiro, operacional e burocrático;
- Fornecedores realmente parceiros e comprometidos;
- Equipe de vendas preparada para uma boa abordagem ao cliente;
- Estoque organizado e adequado às demandas da empresa;
- Dados mais precisos, corretos e claros.
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